Ventajas y desventajas de Office 365

Drag to rearrange sections
Rich Text Content

Pasar a la nube puede ser una gran decisión para cualquier empresa. Si bien pasar a un sistema basado en la nube como Office 365 tiene algunas ventajas importantes, no será el sistema adecuado para todos.

Una forma rápida de ver si es adecuado para usted es observar los principales pros y contras:

 

Ventajas de Office 365

Trabajar en cualquier lugar

Una de las mayores ventajas del Paquete Office 365 Empresarial es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. Debido a que está completamente basado en la nube, puede acceder a su correo electrónico, archivos y programas de Office (Word, PowerPoint, Excel) desde cualquier ubicación y dispositivo. Si tiene un plan que incluye la versión de escritorio de Office, se pueden instalar en hasta 5 dispositivos por usuario.

 

Esto es especialmente útil para empresas con empleados remotos, varias ubicaciones y empresas con empleados que viajan con frecuencia.

Colabora fácilmente

Si trabajar en equipo forma parte de su empresa, apreciará las características de colaboración de Office 365. ¿La mayor ventaja de esto? Obtienes una versión de la verdad.

 

Todos los que necesiten contribuir o editar un documento (u hoja de cálculo, presentación, etc.) pueden trabajar en la misma versión (y obtener cambios en tiempo real) en lugar de tener varias versiones flotando alrededor que deban combinarse.

 

También puede compartir el acceso directo a sus archivos, en lugar de enviarlos como archivos adjuntos. Esto significa que las personas pueden realizar cambios en un archivo en lugar de tener varias copias. El control de versiones está incluido en caso de que necesite volver a una versión anterior.

Siempre tenga acceso a las últimas versiones de programas

Con Office 365, también tendrá acceso a las últimas versiones de Office sin cargo adicional. Obtendrá las últimas y mejores funciones sin tener que desinstalar y reinstalar Office en las máquinas de todos. Además, Microsoft actualiza constantemente las funciones de todos los programas; usted también tendrá acceso a ellas. Consulte el blog de Office para tener una idea del tipo de actualizaciones que obtiene con un plan de Office 365.

 

Planes Mix and Match

Hay varios planes de negocios de Office 365 diferentes disponibles con diferentes programas y características. No todos en su empresa van a necesitar exactamente lo mismo. Puede combinar planes para no tener que pagar más de lo que necesita. También es bastante fácil cambiar de plan si descubre que un empleado necesita más o menos de lo que tiene ahora.Puede consultar un desglose de los diferentes planes aquí .

 

Pago basado en suscripción

Office 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que paga una tarifa mensual baja (por usuario) en lugar de una gran suma global por adelantado. Esto puede resultar útil desde la perspectiva del flujo de caja. Los planes generalmente se pagan mes a mes (aunque algunos lugares ofrecen suscripciones anuales, a veces con un descuento), por lo que apaga lo que no se está usando para ahorrar dinero.

Características de seguridad

Uno de los mayores conceptos erróneos sobre la nube es que no es seguro. En realidad, no es necesariamente más o menos seguro que un sistema local. Todo depende de cómo lo use y qué medidas de seguridad implemente. Office 365 tiene muchas características de seguridad integradas para mantener seguros los datos de su empresa. Algunos de nuestros favoritos incluyen:

 

Correo electrónico cifrado: esto evita que cualquier persona que no sea el destinatario previsto lea su correo electrónico

 

Prevención de pérdida de datos: este es un conjunto de políticas que verifica y evita que la información confidencial (como números de seguridad social) salga de su organización por correo electrónico. Lo hemos desglosado un poco más en esta publicación .

 

Administración de dispositivos móviles: estas funciones le permiten controlar Office en los teléfonos de sus empleados para proteger la información de la empresa. Si el teléfono de un empleado se pierde o es robado, se puede borrar de forma remota para evitar que cualquier persona que no debería tener acceso acceda a los datos de la empresa.

 

Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utiliza análisis y aprendizaje automático para detectar y alertarle sobre comportamientos sospechosos en su red. ¿Nuestra parte favorita de esto? Analizará los correos electrónicos a medida que ingresan a su red en busca de enlaces y archivos adjuntos maliciosos y, si detecta algo sospechoso, evitará que ingresen los archivos adjuntos maliciosos. Sus empleados seguirán recibiendo el correo electrónico, pero recibirán un mensaje que explica por qué el archivo adjunto no está ahí. Esto puede contribuir en gran medida a prevenir una violación de datos debido a un error humano.

 

Ciertamente, estas no son todas las funciones de seguridad disponibles en Office 365, solo una pequeña muestra. Tenga en cuenta que estos no están disponibles en todos los planes. Para que todos los miembros de su organización estén cubiertos, deberá incluirlos a todos en planes que lo incluyan o comprarlo como un complemento.

 

Contras de Office 365

Si Internet no funciona, es posible que no pueda acceder al trabajo.

Dado que Office 365 es un servicio basado en la nube, si no tiene una conexión a Internet, es posible que no pueda acceder a sus archivos. Si su empresa tiene una conexión a Internet poco confiable (o muy lenta), probablemente no sea la mejor opción para usted.

 

Hay opciones para superar algo de esto si tiene un tiempo de inactividad esperado. No podrá acceder al correo electrónico, pero puede sincronizar sus archivos con su escritorio y usar versiones de escritorio de los programas de Office (si su plan los incluye).

 

Basado en suscripción

Sí, estamos poniendo esto bajo pros y contras; por esto, realmente se reduce a las preferencias. Si prefiere gastar una gran suma cada pocos años en sus programas y servidor de Office y no tiene que preocuparse por eso todos los meses, Office 365 no será una gran opción para usted. Sin embargo, las suscripciones anuales podrían ser un medio feliz; a menudo, puede obtener un descuento por seguir esta ruta.

 

Compatibilidad con aplicaciones de línea de negocio

El problema de tener siempre acceso a las últimas versiones de los programas de Office es que es posible que sus aplicaciones de línea de negocio no siempre sean compatibles. Sin embargo, si tiene Office 365, puede usar algunas versiones anteriores de los programas de Office. Asegúrese siempre de verificar la compatibilidad con aplicaciones críticas antes de actualizar Office (o Windows, o cualquier otra tecnología con la que pueda interactuar).

 

Puede ser difícil mantenerse al día con los cambios en el conjunto de funciones

Las características de Office 365 cambian con bastante frecuencia. Por un lado, siempre tiene acceso a las últimas y excelentes versiones. Por otro lado, a veces puede ser difícil mantenerse al día si se usa algunos de los programas menos conocidos como Delve y Yammer.

 

Por lo general, los cambios no son enormes, por lo que es poco probable que una actualización signifique tener que volver a aprender los programas. Lo más probable es que no siempre sepa cuáles son los cambios.

 

 



 




rich_text    
Drag to rearrange sections
Rich Text Content
rich_text    

Page Comments